We Will Be Friends 綱上交友

時間管理心得

把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關係、人員培訓、制訂防範措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網、閑談、郵件、寫博客等)。

  按處理順序劃分:先是既緊急又重要的,接著是重要但不緊急的,再到緊急但不重要的,最後才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在於第二和第三類的順序問題,必須非常小心區分。另外,也要註意劃分好第一和第三類事,都是緊急的,分別就在於前者能帶來價值,實現某種重要目標,而後者不能。

  以下是四個象限的具體說明:

  1、第一象限是重要又急迫的事。

  舉例:諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。

  這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了,我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,而變成迫在眉睫。

  該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處於“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的,這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況,就是“忙”。

  2、第二象限是重要但不緊急的事。

  案例:主要是與生活品質有關,包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

  荒廢這個領域將使第一象限日益擴大,使我們陷入更大的壓力,在危機中疲於應付。反之,多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力,縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發揮個人領導力的領域。

  這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌,建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作,以使第一象限的“急”事無限變少,不再瞎“忙”。

  3、第三象限是緊急但不重要的事。

  舉例:電話、會議、突來訪客都屬於這一類。

  錶面看似第一象限,因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個裡面打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準。

  4、第四象限屬於不緊急也不重要的事。

  舉例:閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。世界經理人管家

  簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閑活動,因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路,反而是對身心的毀損,剛開始時也許有滋有味,到後來你就會發現其實是很空虛的。